I- O conceito de indispensabilidade, vertido no artigo 23º do CIRC, não consente que a Administração Tributária substitua o juízo empresarial da sociedade por um juízo externo de oportunidade, conveniência ou prudência gestionária. O que a lei exige é a verificação de uma relação de causalidade económica entre o encargo suportado e a atividade da empresa, bastando que o gasto se revele funcionalmente conexionado com a prossecução do interesse societário e apto, direta ou indiretamente, a concorrer para a obtenção de proveitos ou para a manutenção da fonte produtora.
II- A indispensabilidade “… não pode ser interpretado no sentido de que impende sobre o sujeito passivo um verdadeiro ónus da prova da indispensabilidade (normalidade e necessidade) do custo, mas apenas da existência material do custo, quando, fundadamente, a mesmo for colocada em causa; pelo contrário, compete à AT o ónus de alegar e demonstrar factos que indiciem com elevada probabilidade a inexistência de qualquer relação, direta ou indireta e imediata ou futura, entre o gasto e o objeto social sujeito a imposto (nexo de empresarialidade), cabendo ao sujeito passivo apenas um dever de colaboração no apuramento da verdade material, designadamente exibindo os documentos que lhe forem solicitados e que sejam pertinentes à verificação de tal nexo”;
III- Os encargos incorridos por empresas do setor farmacêutico com inscrições oferecidas a médicos para participação em congressos, bem como com viagens e alojamento associados, devem ser qualificados como despesas de publicidade e propaganda e não despesas de representação;
IV- Não podem ser qualificadas como despesas de representação aquelas que se destinam a assegurar o normal desenvolvimento da atividade da empresa no circuito económico em que esta se insere, antes devendo ser enquadradas como despesas de publicidade quando visem a promoção dos respetivos produtos (fármacos) junto do público alvo que os prescreve (médicos).
V- No caso de sujeitos passivos do setor farmacêutico, tais encargos enquadram-se no âmbito das despesas de publicidade e não de representação, mesmo quando incluem deslocações, alojamento e participação em congressos realizados no estrangeiro.
VI- Assim, nem todos os encargos com refeições, viagens ou eventos oferecidos a terceiros assumem natureza de despesas de representação, afastando-se essa qualificação quando os mesmos se inserem em iniciativas com finalidade promocional.
VII- As ofertas (barretes e cintas) usadas numa ação ‘teambuilding’ que se destinou à motivação dos profissionais para o relançamento no mercado de dois medicamentos, devem ser aceites como custos fiscais para efeitos do artigo 23º do CIRC, por estarem inquestionavelmente associados à atividade da sociedade.